Существует несколько ключевых принципов для эффективного планирования времени делового человека в современном мире. Первый — перечень задач на неделю, месяц, год. Он всегда должен быть под рукой, чтобы его можно было быстро скорректировать, ведь план — это не догма, в любой момент могут поменяться приоритеты, возникнуть форс-мажор. Второй — как можно меньше отвлекаться от выполнения запланированных задач. Электронная почта является огромным отвлекающим фактором, поэтому нужны четкие принципы и эффективные инструменты работы с ней. Необходимо иметь хранилище документов с доступом 24 часа в сутки с любого возможного устройства. Оно должно позволять легко находить, редактировать и структурировать документы разных форматов с 100% сохранностью. Все это можно делать с помощью простых и доступных инструментов.

Большие планы

Простой и эффективный инструмент планирования времени — календарь. Наиболее популярный сегодня — календарь Google. Главное его преимущество в том, что он доступен бесплатно — надо лишь завести свой аккаунт. С помощью этого инструмента можно создавать и редактировать задачи, планировать день, неделю, месяц. Отличная возможность выйти из хаоса текучки на совершенно иной уровень.

Эксперт по управлению личной и командной эффективностью Виталий Тилиженко подчеркнул, что дополнительные бонусы получают владельцы Android-телефонов и планшетов, так как календарьявляется уже установленной в них программой. «Вы можете управлять своим календарем как с компьютера, так и с телефона. Все данные на телефоне или планшете доступны, даже если нет доступа в интернет», — отметил он.

Время почтальона

Электронная почта — благо и зло одновременно. С одной стороны, она позволяет быстро коммуницировать с любым человеком. А с точки зрения тайм-менеджмента, новые письма — это постоянные отвлечения. Значительно улучшить положение можно с помощью нескольких правил, которые должны быть приняты в компании.

Своими наработками делится Александр Высоцкий, владелец консалтинговой компании, филиалы которой расположены от Хабаровска до Киева, а это восемь часовых поясов. По его словам, они вообще не смогли бы действовать эффективно без определенных правил работы с электронной почтой. Благодаря предложенным правилам можно не только повысить свою эффективность, но и эффективность работы всей компании. «Например, у нас запрещается сообщать то, что не относится к обязанностям получателя, чтобы не отвлекать от работы ненужной информацией. Исключение составляют стандартные внутренние рассылки, такие как «хорошие новости недели», которые производит отдел внутреннего пиара», — говорит Высоцкий. Свод правил может меняться в зависимости от специфики бизнеса, но ключевые для всех одинаковы.

Спасти и сохранить

Каждый слышал страшные истории о «пропавших» документах или о сломавшихся компьютерах, на которых были очень важные материалы. О том, как навсегда избавиться от этих рисков и повысить личную эффективность, рассказывает фанат инструментов Google Степан Орос — владелец компании, занимающейся IT-аутсорсингом. Как только появилась возможность создавать документы в сервисе Google Docs (сейчас Google Disc), его компания решила полностью перенести свою файловую структуру на Google. «В итоге избавились от файлового сервера, от необходимости в его поддержке. Мы отказались от почтового сервера и его администрирования. Практически нам уже не нужны дорогие программы от Microsoft, а для бюджета компании это существенная экономия. Но самое главное даже не это, а то, что это огромное повышение эффективности», — подчеркивает бизнесмен. Немаловажно, что все это работает на всех устройствах: смартфон, планшет, ноутбук — независимо от производителя и операционной системы.