Блокирующие программы экономят время сотрудников

Блокирующие программы экономят время сотрудниковВладелец сайта prosushi.in.ua Сергей Гипш недавно задумался об эффективности использования своего рабочего времени. Он не раз замечал, что к вечеру далеко не все планы на день были выполнены. После этого предприниматель определил четыре наибольших, с его точки зрения, пожирателей времени: Facebook, футбольные сайты, электронная почта и Skype. «Я достаточно часто заходил посмотреть обновления Facebook. Это было в перерывах между основными задачами, но все равно сильно отвлекало. Начал анализировать, на что уходит время, и понял, что большое его количество тратится на мелкие задачи: ответить в Skype, кликнуть по всплывающему окну, когда приходит новое письмо на почту. После этого отключил всплывающие сообщения в Outlook и Skype, теперь они не раздражают и не отвлекают. Решил, что с рабочими вопросами проще подойти к человеку — это быстрее, чем написать и ждать ответ», — рассказывает он.

Программы в помощь

Приятели посоветовали Сергею использовать специальные программы, с помощью которых можно заблокировать определенные сайты или поставить временной лимит на их посещение. Есть и еще один вид таких онлайн-помощников — программы, фиксирующие время нахождения на сайтах определенного типа. Использование таких инструментов позволяет менеджерам лучше управлять своим рабочим временем и повысить работоспособность во время пребывания в офисе.

Речь идет, в частности, о сервисе RescueTime, который дает четкую картину того, чем занимался сотрудник за своим рабочим компьютером. RescueTime состоит из двух частей — программы, отслеживающей активность пользователя за ПК, и онлайнового сервиса, который эту информацию собирает, обрабатывает и выдает статистику, формируя всевозможные отчеты. Тут можно отслеживать активность в программах, на сайтах, время простоя, самые загруженные часы работы, активность в определенных приложениях. Можно программам и сайтам присвоить метки. Как результат, пользователь точно знает, сколько времени он тратит на работу, сколько на развлечения, а сколько драгоценных минут просто пропадает зря.

Этот сервис схож с двумя другими — ManicTime и Wakoopa. Первый также автоматически собирает статистическую информацию о работе на компьютере. Она записывает время активности и бездействия пользователя и составляет список программ, к которым обращались, и продолжительность их использования. После сбора информации на линию времени можно накладывать метки с описанием деятельности в тот или иной момент времени. Wakoopa — это социальная сеть, которая отслеживает использование приложений и ведет статистику. С ее помощью можно узнать, какие программы используют ваши друзья. Сайт включает в себя небольшую программу Tracker, которая работает в фоновом режиме. Приложение собирает информацию о работе с программным обеспечением и играми, а затем публикует информацию в своем профиле на сайте.

Еще один сервис такого типа — Stay Focused. Он существует и в форме бесплатного приложение для смартфонов. Программа предназначена для тех, кто часто из-за «умных телефонов» отвлекается от рабочих задач. Приложение позволяет отключать определенные функции телефона для конкретного периода времени. Например, если пользователь собрался в течение двух часов плодотворно работать над отчетом, игнорируя внешние раздражители, он может установить на это время таймер для телефонных вызовов и sms-сообщений. Приложение при этом дает возможность не пропустить ни одного важного вызова. При блокировке можно сделать исключение для нескольких номеров, например шефа и родных.

Осознанная необходимость

Многие менеджеры и предприниматели самостоятельно приходят к необходимости таких инструментов тайм-менеджмента. Зачастую пытаясь обуздать растущую зависимость от социальных сетей или, к примеру, онлайн-игр. Некоторых сотрудников вопрос бесплатная раскрутка ВКонтакте интересует даже больше, чем сама служебная деятельность.

IT-предприниматель Алекс Рябцев отмечает, что онлайн-помощники нужны ему не только ради эффективности использования рабочего времени. «Это комплексный вопрос осознанной жизни, которую мне хочется жить, а не проживать. Ограничители — это крайний случай. Для меня наиболее важным является учет и контроль использования времени. Раньше вообще вел хронометраж в бумажном виде. Когда 80-90% времени провожу за компьютером, то программа RescueTime позволяет точно знать, на что ушло это время», — говорит он. Предприниматель придерживается правила проверки почты два раза в день (в 8:00 и 15:00), а на сайты, которыеу него занесены в «черный список», выделяет 30 минут в день. «Осмысленное их посещение переключает меня из режима потребления информации в режим создания чего-либо нового», — поясняет он.

Сетевой контроль

Впрочем, далеко не все украинцы столь сознательны, поэтому многим офисным сотрудникам приходится знакомиться с принципами работы блокираторов по приказу руководства. Так, учредитель и СЕО рекламного агентства SEM-manager Татьяна Сорока, вспоминая работу на предыдущем месте — в PA UaMaster, — говорит, что после внедрения руководством такой практики прекратила посещать все личные сайты, ненужные в работе. «Тогда в компании ввели программу для учета времени Yaware, чтобы увеличить продуктивность каждого сотрудника. Многие из коллег стали меньше уделять внимание сайтам, которые не относятся к работе, чтобы не отчитываться перед начальством за каждое посещение того или иного ресурса в рабочее время. Уже после увольнения я начала сама контролировать свое время и тратить его на нужные информационные статьи. Использовать всю жизнь такие программы нет необходимости, они должны давать толчок к тому, чтобы научиться управлять своим временем и выявить пробелы», — отмечает она.

Менеджер утверждает, что если ранее на посещение сторонних ресурсов уходило в среднем около двух-трех часов в день, то после двухнедельного использования программы это время сократилось до 20-30 минут в обеденный перерыв. В результате у Татьяны появилось время на саморазвитие в течение рабочего дня, так как все задачи выполнялись задолго до его конца.

Офисным сотрудникам стоит помнить, что многие руководители наряду с блокираторами прибегают к другим, более оригинальным способам заставить подчиненных концентрироваться на рабочем процессе. Так, многие сотрудники UaMaster возмущались тем, что программа, которой обязали пользоваться всех, делала не только снимки монитора, но и самого пользователя. «Бывали случаи, что рабочий ноутбук брался домой, и руководители могли видеть мои фотографии после душа, когда сижу в домашней одежде и с полотенцем на голове. Также начальники делали смешные коллажи из подборки неудачных снимков сотрудников, сравнивали выражение лиц во время работы, допустим, в Excel, и когда человек заходил на сайт «ВКонтакте». Мы смирились с процессом слежки и просто заклеили камеры в ноутбуках, чтобы на нас не смотрели», — рассказывает Татьяна Сорока.

Стремление работодателей контролировать эффективность рабочего времени при помощи специализированных программ может принимать и радикальные формы. Например, руководство одной из крупных дистрибьюторских компаний в режиме реального времени наблюдает за мониторами сотрудников. А позже вызывает их на ковер и прокручивает им видеозапись происходящего у них на рабочих столах. Впрочем, о такой практике предупреждают при трудоустройстве, но всерьез к этому относятся не все. «Один менеджер в свой первый рабочий день зашел на сайт женского нижнего белья, после чего его моментально уволили», — рассказывает сотрудник этой компании.

Прокачка силы воли

Сергей Гипш начал вести дневник своего эксперимента по отказу от онлайн-убийц времени. «Зашел в Facebook. 10 минут хватило, чтобы полистать ленту; быстро ответил на личные сообщения, оставил пару комментариев и ушел. Программы никакие не использую, у меня достаточная сила воли. Кроме того, не думаю, что это зависимость. Всего пару дней работаю в таком режиме, но за эти дни успеваю все, что запланировал», — пишет он. Теперь менеджер решил уделять Facebook до 30 минут в день, сайтам о футболе — не более 10-20 минут в день, a Skype пользоваться только после обеда и только по коротким вопросам, остальные переадресовывая в почту.

Впрочем, практика показывает, что софт может быть надежнее, чем сила воли. PR-менеджер сектора потребительских товаров компании Philips в Украине Виктор Зинченко пользовался программой, ведущей онлайн-статистику, на предыдущей работе. В последнее время он начал задумываться о том, чтобы возобновить ее использование. «Программа однозначно помогает оптимизировать рабочий процесс. Имея статистику на руках, ты можешь управлять своим временем и отслеживать, сколько его тратится и на что. Без сервиса, конечно, можно считать вручную, ставить таймер или засекать на часах, но это неудобно и тоже будет отнимать время», — считает менеджер. Он подчеркивает, что сейчас, как и раньше, выполняет все рабочие задачи, но хочет понимать до минуты, на что именно тратит свое время.